作業概要
確定申告時期（1〜3月）に集中する、領収書スキャンデータ入力業務のアウトソーシング支援。
通常期はクライアント様社内および少数の外注メンバーで業務を運用しつつ、繁忙期のみ50名規模の入力体制を構築し、大量のデータ処理を行っています。本プロジェクトは、5年以上にわたり毎年継続しています。
- クライアント企業様：Saas開発運営
- ご担当者様：役員
- 納期：3か月
- 件数：最大600,000万件／月
- チーム規模：50名程度
- コスト感：3,000,000円
STORY｜どんな相談から始まったか
業務は年間を通して見ると比較的安定しており、内容としてもイレギュラーの少ないものとなっています。
しかし、確定申告時期である1〜3月になると、領収書・証憑書類の入力件数が一気に増加するという現状があります。
当然ながら社内リソースだけでは対応しきれませんし、この時期のためだけに人員を常時抱えるのも現実的ではありません。
「繁忙期だけ、確実に稼働できるチームが欲しい」
そのニーズに応える形で、草世木へのご相談が始まりました。
CHALLENGE｜満足度を上げるために
この案件の難しさは、作業量そのものよりも業務量の波が極端に大きいことにありました。
- 1〜3月に業務が集中する
- 毎年ゼロから体制を組むのは非効率
- 短期間でも品質は落とせない
- 教育や引き継ぎに時間をかけられない
単なる人員補充ではなく、毎年安定して機能する繁忙期対応の仕組みが求められていました。
ACTION｜草世木がやったこと
草世木では初年度から、「毎年使い続けられる体制を作ること」を前提にプロジェクトを設計しました。
- 業務フロー・入力ルールの整理と標準化
- 判断が分かれやすいポイントの明文化
- 経験者を中核に据えた多層的なチーム構成
- 繁忙期前の事前すり合わせと体制確認
これにより、必要な時期に、必要な人数が、迷わず稼働できる状態を実現。
繁忙期には最大50名規模で稼働しながらも、品質とスピードの両立を可能にしました。
RESULT｜こう変わった
現在では、繁忙期の立ち上がりも非常にスムーズになり、大きなトラブルや手戻りはほとんど発生していません。クライアント様側の管理負担も最小限に抑えられ、繁忙期以外は社内および少数メンバーで業務を回し、必要な時期だけ草世木の体制を拡張する運用が定着しています。
このメリハリのあるアウトソーシングモデルが評価され、本案件は5年以上にわたり継続しています。
VOICE｜草世木PMより
このプロジェクトは、アウトソーシングの価値は「人を増やすこと」ではなく、波に耐えられる体制を設計することにあると、改めて実感させてくれた案件です。
毎年同じように見えて、少しずつ条件が変わる。
その変化を吸収しながら、安定して回り続ける仕組みを作ること。
草世木が目指すXPO（Cross Process Outsourcing）の考え方が、非常に分かりやすく表れている事例のひとつだと考えています。
